4.1. Материалы по каждому вопросу, включенному в план работы коллегии, согласованные со всеми членами коллегии, заинтересованными областными органами исполнительной власти, представляются в секретариат первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии.
4.2. Материалы по вопросу, вносимому на рассмотрение коллегии, включают в себя:
проект решения коллегии;
приложение к решению коллегии (при наличии);
пояснительную записку, содержащую необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации;
списки выступающих, приглашенных и постановочные вопросы к ним (при необходимости);
листы согласования и рассылки.
Все указанные документы визируются членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса.
4.3. Если в процессе доработки в проект решения вносятся существенные изменения он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных областных органов исполнительной власти.
4.4. Проекты решений коллегии должны соответствовать требованиям, предъявляемым к проектам указов, постановлений и распоряжений.
Проекты решений коллегии, представленные с отступлением от установленных требований, возвращаются секретариатом первого заместителя Главы Администрации - Вице-губернатора исполнителям на доработку.
4.5. Проект повестки дня заседания коллегии формируется руководителем секретариата первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора.
4.6. Члены коллегии, руководители областных органов исполнительной власти и структурных подразделений Администрации области, мэры городов и главы районов, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
4.7. Секретариат первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора рассылает материалы коллегии членам коллегии за 3 дня до заседания.
4.8. Контроль за подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии осуществляется секретариатом первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора.