5.1. Организация работы со служебными документами в администрации осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в администрации Камчатской области.
К служебным документам относятся приказы, протоколы совещаний и, заседаний, служебные письма, телеграммы, факсы и регистрационные карты.
5.2. Приказ - письменное распоряжение ненормативного характера, изданное руководителем структурного подразделения администрации в пределах его компетенции, содержащее, как правило, предписание индивидуального характера и имеющее обязательную силу для специалистов данного структурного подразделения.
Приказы могут быть длительного действия или разовые. Приказы оформляются на бланках по форме согласно приложению N 1* к настоящему Регламенту и должны состоять из мотивировочной и распорядительной частей. Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются с кадровой службой и службой по бухгалтерскому учету и отчетности, обслуживающими соответствующие структурные подразделения администрации. При несогласии кого-либо из согласовывающих он визирует проект приказа письменно, указав, что имеет замечания или возражения, которые прилагаются в письменном виде к проекту приказа.
________________
* Текст приложения 1 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
5.3. Протоколы совещаний и заседаний - служебные документы, оформляемые в ходе совещаний и заседаний у губернатора, его первых заместителей или заместителей губернатора. Протоколы совещаний и заседаний оформляются по форме согласно приложению N 2* к настоящему Регламент) и подписываются должностным лицом, проводившим совещание или заседание. Ведение протоколов совещаний и заседаний, проводимых губернатором или его первыми заместителями и заместителями, осуществляется соответственно не и но советником губернатора, советниками первых заместителей губернатора, советниками заместителей губернатора или, при необходимости, специалистами протокольной части управления делами, в должностные обязанности которых это вменено.
________________
* Текст приложения 2 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
Оформленные первые экземпляры протоколов, содержащие сроки исполнения и ответственных должностных лиц, в течение 10 дней после их выпуска передаются для их последующего хранения и осуществления контроля за их исполнением и сохранностью в контрольный отдела аппарата администрации Камчатской области (далее - контрольный отдел).
5.4. Входящие служебные документы:
служебные письма, телеграммы и факсы имеют срок исполнения, указанный в резолюции губернатора, первого заместителя губернатора или заместителей губернатора. Резолюции, как правило, пишутся на специальном титульном бланке для резолюций и должны точно определять характер поручения, срок его исполнения, ответственных исполнителей и лиц, отвечающих за контроль исполнения. Срок исполнения исчисляется со дня поступления служебного документа в администрацию и составляет не более 30 дней.
5.5. Контроль за исполнением служебных документов может быть возложен на первых заместителей губернатора, заместителей губернатора или руководителей структурных подразделений администрации. Губернатор может оставить контроль за исполнением служебных документов за собой. Непосредственный контроль за своевременным и качественным исполнением служебных документов исполнителями-специалистами осуществляют руководители структурных подразделений администрации.
Исполненные служебные документы снимаются с контроля соответственно губернатором, первыми заместителями губернатора или заместителями губернатора по представлению контрольного отдела, согласованному с первыми заместителем губернатора, осуществляющим непосредственное руководство контрольным отделом, на основании информации об их исполнении.
5.6. Исходящие служебные документы (письма, телеграммы и факсы), направляемые в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации подписываются губернатором, первыми заместителями губернатора или заместителями губернатора в соответствии с распределением обязанностей между ними.
5.7. Организация работы со служебными документами в администрации осуществляется только через канцелярию управления делами. Канцелярия управления делами систематически анализирует работу со служебными документами и ежемесячно информирует руководителя аппарата о ходе этой работы.
5.8. Проекты договоров (соглашений) администрации, структурных подразделений администрации и хозяйственные договоры управления делами подлежат правовой экспертизе и учетной регистрации в правовом управлении администрации. Подготовленные проекты указанных договоров (соглашений) первоначально визируются составителем, после проведения правовой экспертизы начальником отдела правового обеспечения правового управления, начальником правового управления, должностными лицами администрации, отвечающими за финансирование договора, и направляются на окончательное визирование первому заместителю губернатора, осуществляющему непосредственное руководство правовым управлением, затем направляются структурному подразделению, внесшему проект договора (соглашения) для подписания соответственно губернатором, исполняющим обязанности губернатора, руководителем структурного подразделения администрации, если это входит в его полномочия, согласно положению о возглавляемом им структурном подразделении. При этом копия договора (соглашения) остается в правовом управлении администрации. После подписания договора (соглашения) сторонами договора (соглашения), структурное подразделение администрации, подготовившее договор (соглашение), передает подписанные договор (соглашение) или его копию на хранение в правовое управление и в структурное подразделение администрации, осуществляющее его финансирование.
Проекты международных договоров (соглашений) разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации и представляются в правовое управление администрации для проведения предварительной правовой экспертизы и направления в соответствующие министерства Российской Федерации для получения заключений в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации.