3.1. На документах (в том числе на их проектах), а также на всех видах машинных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - "ДСП").
3.2. Проставление пометки "ДСП" на документах, изданиях, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется работником или должностным лицом администрации г. Иркутска, размещающим информацию на машинном носителе информации, подписывающим или утверждающим документ, согласно Перечню сведений конфиденциального характера, подлежащих защите в администрации г. Иркутска. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Также указанная пометка и номер экземпляра проставляется непосредственно и на самом носителе.
3.3. На съемных машинных носителях конфиденциальной информации любым доступным способом наносится метка "ДСП" и регистрационный номер носителя. В случае хранения конфиденциальной информации на несъемных машинных носителях в составе средств вычислительной техники (СВТ) метка "ДСП" и регистрационный номер носителя наносится на любое удобное для просмотра место на корпусе СВТ, в состав которого входит данный машинный носитель конфиденциальной информации.
3.4. Запись и хранение конфиденциальной информации, обрабатываемой на СВТ, может осуществляться как на съемных, так и на несъемных машинных носителях информации в составе СВТ.
3.5. Прием и учет (регистрация) машинных носителей информации, документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются структурными подразделениями администрации г. Иркутска, ответственными за прием и учет несекретной документации. При наличии в штате соответствующего структурного подразделения администрации г. Иркутска работника, ответственного за ведение секретного делопроизводства, прием и учет (регистрация) машинных носителей информации, документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется указанным работником.
3.6. Учет всех видов машинных носителей конфиденциальной информации производится по журналу следующей типовой формы:
┌═══┬═══════════════┬════════┬═══════════┬═════════┬════════┬════════┬═══════════‰
│ N │ Дата, │Учетный │ Тип │Расписка │Расписка│ Место │Отметка об │
│п/п│регистрационный│ номер, │защищаемого│ в │ в │хранения│уничтожении│
│ │ номер │ откуда │ носителя │получении│обратном│ │защищаемого│
│ │ │поступил│информации │(Ф.И.О., │ приеме │ │ носителя │
│ │ │ │ │ дата, │(Ф.И.О.,│ │информации │
│ │ │ │ │подпись) │ дата, │ │или снятии │
│ │ │ │ │ │подпись)│ │его с учета│
├═══┼═══════════════┼════════┼═══════════┼═════════┼════════┼════════┼═══════════┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└═══┴═══════════════┴════════┴═══════════┴═════════┴════════┴════════┴═══════════…
3.7. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "ДСП" должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ, и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
3.8. Документы с пометкой "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".
3.9. Съемные машинные носители конфиденциальной информации и документы с пометкой "ДСП" передаются работникам структурных подразделений администрации г. Иркутска под роспись и должны быть сданы в конце рабочего дня лицу, выдавшему документ или машинный носитель.
3.10. Машинные носители конфиденциальной информации и документы с пометкой "ДСП" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
3.11. Машинные носители конфиденциальной информации и документы с пометкой "ДСП" размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения администрации г. Иркутска, подготовившего документ. Учет размноженных документов и машинных носителей осуществляется поэкземплярно.
3.12. Машинные носители конфиденциальной информации и документы с пометкой "ДСП" хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
3.13. При необходимости направления машинных носителей конфиденциальной информации и документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых машинных носителей конфиденциальной информации и документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г. Иркутска, подготовившего документ.
3.14. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".
3.15. Уничтожение машинных носителей конфиденциальной информации, дел и документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах), указанных в п. 3.6 настоящего Положения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
3.16. Передача машинных носителей конфиденциальной информации, документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения администрации г. Иркутска.
3.17. При смене работника, ответственного за учет машинных носителей конфиденциальной информации и документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи машинных носителей и документов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г. Иркутска.