1. Отдел записи актов гражданского состояния Правительства области является структурным подразделением Правительства и подчиняется директору департамента - руководителю аппарата Правительства области.
2. Отдел записи актов гражданского состояния возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от должности Председателем Правительства области по представлению директора департамента. Во время его отсутствия обязанности заведующего возлагаются на заведующего архивом отдела загса, который одновременно является заместителем заведующего отделом.
Отдел записи актов гражданского состояния Правительства области организует и координирует на ее территории работу отделов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления, входящих в систему органов записи актов гражданского состояния исполнительной власти области.
3. Отдел загса Правительства области руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными и областными законами, указами губернатора, постановлениями и распоряжениями Правительства области, указаниями и инструкциями Министерства юстиции РФ.
4. Основными задачами отдела записи актов гражданского состояния являются:
4.1. Обеспечение своевременной, полной и правильной регистрации актов гражданского состояния, соблюдения законности в деятельности органов записи актов гражданского состояния в целях охраны прав и законных интересов граждан, государственных и общественных организаций.
4.2. Совершенствование организации работы органов записи актов гражданского состояния, повышение уровня правового обслуживания населения.
4.3. Обеспечение сохранности и обработка вторых экземпляров актовых записей, внесение в них дополнений, изменений, исправлений.
4.4. Содействие в разработке и внедрении обрядов, ритуалов, традиций, способствующих укреплению семьи.
5. Отдел записи актов гражданского состояния Правительства области в соответствии с возложенными на него задачами:
5.1. Оказывает содействие органам записи актов гражданского состояния администрации городов и районов по регистрации актов гражданского состояния, а также по вопросам, связанным с изменением, дополнением, исправлением актовых записей, хранением актовых книг и выдачей повторных документов.
5.2. Способствует созданию условий для торжественной регистрации браков и рождений, обеспечению четкой организации работы органов записи актов гражданского состояния местных администраций, повышению уровня юридического обслуживания населения.
5.3. Осуществляет проверку работы органов записи актов гражданского состояния местного самоуправления по соблюдению ими законодательства, правил делопроизводства, писем, указаний Министерства юстиции РФ.
5.4. Анализирует качество составления актовых записей, принимает меры к устранению допущенных ошибок.
5.5. Оформляет и обрабатывает книги вторых экземпляров актовых записей, обеспечивает их хранение, вносит в них изменения, исправления и дополнения, организует реставрационные работы.
5.6. Анализирует и обобщает материалы дел, связанных с переменой фамилии, имени, отчества, рассматривает ходатайства граждан об отказе по данному вопросу.
5.7. Оформляет документы, выданные отделами записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления, предназначенные для использования за границей.
5.8. Продляет сроки рассмотрения заявлений граждан о внесении изменений в записи актов гражданского состояния.
5.9. Изучает и обобщает практику применения органами записи актов гражданского состояния области законодательства о браке и семье; распространяет положительный опыт работы.
5.10. Содействует повышению квалификации работников отделов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления, дворцов бракосочетаний и должностных лиц поселков, сельсоветов, производящих регистрацию актов гражданского состояния.
5.11. Вносит в органы местного самоуправления предложения об улучшении организации работы органов записи актов гражданского состояния, обеспечении их надлежащими помещениями, оборудованием, предметами оргтехники, обрядовыми атрибутами.
5.12. Содействует органам записи актов гражданского состояния организации работы по разъяснению законодательства о браке и семье и порядке регистрации актов гражданского состояния.
5.13. Обеспечивает своевременное и правильное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые меры; проводит прием граждан по вопросам регистрации актов гражданского состояния.
5.14. Составляет и анализирует статистическую отчетность о регистрации актов гражданского состояния в области и представляет ее в установленные сроки в Министерство юстиции Российской Федерации.
5.15. Обеспечивает органы записи актов гражданского состояния книгами регистрации актов гражданского состояния, бланками гербовых свидетельств, а также другой необходимой для работы документацией.
Осуществляет контроль за их хранением, учетом и правильным использованием.
6. Структурным подразделением отдела загса является архив отдела, руководство которым возлагается на заведующего архивом, назначаемого и освобождаемого Правительством области по представлению заведующего отделом загса.
7. Заведующий отделом загса:
7.1. Осуществляет общее руководство деятельностью отдела загса, принимает меры по совершенствованию организации его работы.