Принятые на учет граждане включаются в Книгу учета граждан, нуждающихся в жилище, которая ведется в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях по установленной форме.
В книге не допускаются подчистки. Поправки и изменения, вносимые на основании документов, заверяются должностным лицом, на которое возложена ответственность за правильное ведение учета граждан, нуждающихся в жилище, и скрепляются печатью.
На каждого гражданина, принятого на учет нуждающихся в жилище, заводится учетное дело, в котором содержатся необходимые документы. Учетному делу присваивается номер, соответствующий номеру в Книге учета граждан, нуждающихся в жилище.
Органы местного самоуправления и предприятия обеспечивают надлежащее хранение книг, списков очередников и учетных дел граждан, нуждающихся в жилище.
Списки граждан, нуждающихся в жилище, и их учетные дела хранятся три года после предоставления жилого помещения, а Книга выдачи ордеров - в течение 25 лет.