2.1. Служебные письма и телеграммы должны оформляться на бланках установленного образца.
К письмам объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий их содержание.
При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый адрес организации или учреждения (кроме писем, адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным органам, субъектам Федерации), адрес печатается в правом верхнем углу письма, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На оборотной стороне последнего листа проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, индекс машинистки, дата печатания. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Письма, адресованные в вышестоящие органы, подписываются Губернатором Свердловской области. Проекты писем, представляемых на подпись Губернатору Свердловской области, должны быть предварительно завизированы исполнителем и другими должностными лицами, ответственными за подготовку писем и правильность информации, содержащейся в них.
2.2. Письма, направленные нижестоящим организациям от имени Губернатора Свердловской области, подписываются руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области в соответствии с их компетенцией. Подлинник телеграммы Губернатора Свердловской области визируется Руководителем Администрации Губернатора Свердловской области. Копия письма визируется исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора Свердловской области на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату.
2.3. При направлении письма или телеграммы в несколько адресов прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем. Подписанное письмо и телеграмма с завизированными копиями и 2 экземплярами рассылки передаются для регистрации и отправки в канцелярию, где им присваивается исходящий номер, состоящий из индекса подразделения Администрации Губернатора Свердловской области и порядкового номера в пределах календарного года.
2.4. Законвертованная исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки, определяемой руководителем соответствующего подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.