4.1. Анкета заполняется служащим собственноручно.
4.2. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
4.3. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
4.4. Сотрудник кадровой службы государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.
4.5. При поступлении на государственную службу вновь поступающий пишет "Автобиографию" - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
4.6. "Автобиография" составляется служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: ФИО, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись работника.
4.7. В личное дело государственного служащего включается копия приказа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.
4.8. "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
4.9. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на указы, распоряжения, приказы руководителей органов исполнительной власти Свердловской области.
4.10. Во втором разделе помещаются данные, отражающие профессиональную и личную жизнь государственного служащего, например:
- подготовку, переподготовку и повышение квалификации;
- награждение орденами и медалями Союза ССР, Российской Федерации и присвоение почетных званий;
- образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
- пребывание за границей;
- данные о наложении и снятии взысканий;
- изменения в остальных учетных признаках работника (места жительства, семейного положения и др.).
4.11. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.
4.12. Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.
Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.
4.13. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер.
4.14. Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных дел".
4.15. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого государственного служащего.