5.1. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.
5.2. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно руководителем государственного органа.
5.3. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с особого разрешения начальника кадровой службы государственного органа.
5.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие - либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
5.5. При извлечении каких - либо документов из личного дела по указанию начальника кадровой службы государственного органа лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
5.6. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на которых они заведены.
5.7. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.
5.8. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение 2).