ГУБЕРНАТОР СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 23 августа 1996 года N 314

Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел
государственных служащих государственной службы
Свердловской области

____________________________________________________________________
Утратил силу  на основании
Указа Губернатора Свердловской области от 23 мая 2005 года N 359-УГ
____________________________________________________________________

В соответствии с областным Законом "О государственной службе Свердловской области" и Указом Губернатора Свердловской области от 13.12.95 N 50 "О порядке применения областного Закона "О государственной службе Свердловской области" постановляю:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Свердловской области (прилагается).

2. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области формирование личных дел государственных служащих производить в соответствии с настоящим Положением.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления Свердловской области руководствоваться данным Положением при оформлении личных дел муниципальных служащих.

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения личных дел государственных служащих
государственной службы Свердловской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение распространяется на государственных служащих категории "Б", "В", исполняющих обязанности по государственной должности за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств областного бюджета.

1.2. Положение не распространяется на работников, занимающих должности, включаемые в штатные расписания государственных органов Свердловской области для технического обеспечения их деятельности.

1.3. Личное дело государственного служащего - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о государственных служащих Свердловской области, об их служебно - трудовой деятельности.

1.4. Личные дела государственных служащих ведутся структурными подразделениями кадров соответствующего государственного органа и при переводе служащих передаются по новому месту их службы по акту передачи.

Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

1.5. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни государственных служащих запрещены.

1.6. Личное дело оформляется после издания указа, распоряжения или приказа о назначении на государственную должность.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на государственную службу, зависит: от должности, на которую принимается государственный служащий, от подразделения (отдела), в котором он будет работать, от специфики его служебной деятельности и т. п.

2.2. При формировании личного дела документы располагаются в следующем порядке:

Дополнение к анкете

Анкета

Автобиография

Копии документов об образовании

Личное заявление

Справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении

Медицинское заключение о состоянии здоровья

Письменный трудовой договор (контракт) (при необходимости)

Копия документа о назначении на государственную должность

Внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).

2.3. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных государственного служащего (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (аттестационные листы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, выписки из приказов о поощрении, об объявленных государственному служащему дисциплинарных взысканиях и др.).

2.4. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

2.5. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

3. Порядок составления внутренней описи документов,
имеющихся в личном деле

3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1).

4. Порядок заполнения документов в личном деле
государственного служащего

4.1. Анкета заполняется служащим собственноручно.

4.2. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

4.3. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

4.4. Сотрудник кадровой службы государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.

4.5. При поступлении на государственную службу вновь поступающий пишет "Автобиографию" - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

4.6. "Автобиография" составляется служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: ФИО, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись работника.

4.7. В личное дело государственного служащего включается копия приказа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.

4.8. "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

4.9. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на указы, распоряжения, приказы руководителей органов исполнительной власти Свердловской области.

4.10. Во втором разделе помещаются данные, отражающие профессиональную и личную жизнь государственного служащего, например:

- подготовку, переподготовку и повышение квалификации;

- награждение орденами и медалями Союза ССР, Российской Федерации и присвоение почетных званий;

- образование и присвоение ученой степени, ученого звания;

- пребывание за границей;

- данные о наложении и снятии взысканий;

- изменения в остальных учетных признаках работника (места жительства, семейного положения и др.).

4.11. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.

4.12. Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.

4.13. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер.

4.14. Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных дел".

4.15. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого государственного служащего.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.

5.2. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно руководителем государственного органа.

5.3. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с особого разрешения начальника кадровой службы государственного органа.

5.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие - либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

5.5. При извлечении каких - либо документов из личного дела по указанию начальника кадровой службы государственного органа лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

5.6. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на которых они заведены.

5.7. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

5.8. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение 2).

6. Порядок хранения личных дел государственных служащих

6.1. Личные дела государственных служащих хранятся в структурном подразделении кадров как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

6.2. Ежегодно в структурном подразделении кадров соответствующего государственного органа проводится проверка наличия и состояния личных дел.

6.3. Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к личному листку по учету кадров".

6.4. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.

6.5. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до начальника структурного подразделения кадров государственного органа и руководителя управления государственной службы Губернатора Свердловской области.

6.6. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавшщих.

6.7. Для хранения личных дел государственных служащих используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

ОПИСЬ
документов, имеющихся в личном деле