Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Ненецкого автономного округа, обязаны обеспечить их сохранность. В окргосархиве выделяются уникальные и особо ценные документы.
Отнесение архивных документов к уникальным и особо ценным осуществляется архивным отделом администрации Ненецкого автономного округа в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти Ненецкого автономного округа, учреждения, предприятия и организации обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Ненецкого автономного округа для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, нормативно-методическими документами архивного отдела администрации округа, разрабатывают и утверждают по согласованию с архивным отделом администрации округа нормативно-методические документы, определяющие работу ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры округа, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения эксперто-проверочной комиссией архивного отдела описей на дела постоянного хранения и согласования описей по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда округа обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с архивным отделом администрации округа.