4.1. Все реквизиты бланка удостоверения подлежат обязательному заполнению чёрными чернилами. На фотографии, вклеенной в удостоверение, и на подписи директора департамента либо лица, его замещающего, ставится гербовая печать. Исправления и подчистки в удостоверениях не допускаются.
4.2. Для выдачи удостоверения департаментом составляется ведомость по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению в 2 экземплярах.
Ведомость утверждается директором департамента либо лицом, его замещающим, и заверяется гербовой печатью департамента.
Первый экземпляр ведомости хранится в департаменте, второй - в органе социальной защиты населения.
Первый и второй экземпляры ведомости являются документами строгой отчётности, хранятся постоянно.
4.3. Оформление дубликата удостоверения производится департаментом.
При этом в левой части удостоверения ставится штамп "Дубликат", ниже делается надпись чёрными чернилами "Выдан взамен удостоверения серии . N .." и заверяется печатью департамента.
Дубликат удостоверения выдаётся на основании личного заявления гражданина с объяснением обстоятельств утраты или порчи удостоверения (с изм. от 06.12.06. г. N 551-А)
К заявлению о выдаче дубликата удостоверения приобщается испорченное удостоверение либо документы, подтверждающие опубликование в средствах массовой информации уведомления об утере удостоверения. (в ред. от 06.12.06 г. N 551-А)
4.4. Материалы по учёту оформленных и выданных удостоверений, а также документы, послужившие основанием для выдачи удостоверений, хранятся в департаменте постоянно.
4.5. Бланки удостоверений учитываются, хранятся и выдаются как документы строгой отчётности. Ответственность за учёт выданных удостоверений, их хранение и выдачу несёт специально уполномоченное должностное лицо, назначаемое приказом департамента.
Выдача удостоверений регистрируется в книге учёта удостоверений, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора департамента либо лица, его замещающего, печатью.
4.6. Бланки удостоверений, испорченные при заполнении, подлежат уничтожению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации для работы с документами строгой отчётности, с оформлением акта, утверждаемого директором департамента либо лицом, его замещающим.
4.7. Контроль за оформлением и выдачей удостоверений осуществляется департаментом.