9.1. Приём граждан осуществляют Губернатор автономного округа, вице-губернатор автономного округа, заместители Губернатора автономного округа, начальник Управления, руководители структурных подразделений Администрации автономного округа в соответствии с графиком приёма граждан по личным вопросам, утверждаемым Губернатором автономного округа, а также вне графика в приёмных Губернатора автономного округа во время служебных командировок в муниципальные образования в автономном округе.
9.2. Предварительную запись граждан на личный приём осуществляют:
- к Губернатору автономного округа, вице-губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, начальнику Управления - специалисты Управления. В муниципальных образованиях в автономном округе - руководители приёмных Губернатора автономного округа;
- к руководителям структурных подразделений Администрации автономного округа - специалисты, назначенные руководителем, ведущим приём граждан.
Запись граждан производится в течение рабочего дня (кроме выходных и праздничных дней) по месту организации приёма.
(Помощники, консультанты вице-губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа и специалисты структурных подразделений Администрации автономного округа, ответственные за работу с обращениями граждан, не позднее, чем за два дня ставят в известность Управление о дате и месте командировки своего руководителя и согласовывают с Управлением место и время проведения приёма граждан в муниципальном образовании).
9.3. Регистрация приёма граждан по личным вопросам производится в специальном журнале по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.
После регистрации, заполняется карточка регистрации приёма граждан по личным вопросам (приложение 2).
Во время личного приёма каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение.
9.4. Во время регистрации заявителя устанавливается кратность обращения гражданина в Администрацию автономного округа. При повторных обращениях делается запрос о всех имеющихся материалах по этому заявлению.
9.5. Специалист, осуществляющий регистрацию, передаёт карточку регистрации приёма граждан по личным вопросам, оригинал письменного обращения (при наличии) с приложенными к обращению документами, материалы по предыдущим обращениям на ознакомление руководителю, ведущему приём.
9.6. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на личный приём могут быть приглашены сотрудники соответствующих структурных подразделений Администрации автономного округа, иных государственных органов, учреждений, предприятий, организаций.
9.7. После завершения личного приёма материалы в соответствии с поручением должностного лица, ведущего приём посетителей, направляются на рассмотрение в соответствующее структурные подразделение Администрации автономного округа.
9.8. Обращение, принятое во время личного приёма, рассматривается в первоочередном порядке и ставится на контроль руководителями, которые вели приём конкретного гражданина.
9.9. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан, предоставленным на личном приёме, направляются руководителю, осуществляющему приём.
Если по предоставленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение обращения считается исполненным, оно снимается с контроля и направляется в дело. Отметка «В дело» проставляется на первом листе документа.
Если обращение не снимается с контроля, то в карточке регистрации приёма граждан по личным вопросам делается отметка о продлении срока.
9.10. На основе обобщения обращений, принятых от граждан во время личного приёма, специалистом структурного подразделения Администрации автономного округа, осуществляющим их регистрацию, ежеквартально предоставляются в Управление сведения согласно приложениям 3 и 4 к настоящему Порядку.
9.11. Ответственность за состояние делопроизводства и организацию работы по приёму граждан в структурных подразделениях Администрации автономного округа возлагается на руководителей, ведущих приём по личным вопросам.
9.12. Осуществление контроля за организацией работы по приёму граждан по личным вопросам в структурных подразделениях Администрации автономного округа возлагается на Управление.