3.1. Поступившие письменные обращения граждан (далее - обращение) регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.
3.2. В правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп. В случае, если место для проставления штампа отсутствует, он может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Обращению присваивается регистрационный номер.
3.3. Заполняется электронная карточка обращения, в которой указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первые два (три), в том числе заявитель, в адрес которого предложено направить ответ. Общее число заявителей указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, резолюции собраний и митингов, и обращения, поступившие от членов одной семьи.
3.4. Отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично, передано через кого-либо). Если обращение переадресовано, то указывается отправитель, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ». В случае, если в поручении указан срок рассмотрения обращения, под штампом «КОНТРОЛЬ» указывается этот срок. Поступившие с обращением деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы осуществляет автор обращения. В случае, если заявитель направил конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
3.5. Обращение проверяется на повторность (при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка). При необходимости повторные обращения ставятся на контроль. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк срок рассмотрения, установленный настоящим Порядком, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся в архиве Управления документы по обращениям данного заявителя. Повторные обращения регистрируются под одним номером (с литерами).
Обращения, поступившие от одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, а так же обращения-дубли, считаются первичными и регистрируются под одним номером с числовым индексом.
Не считаются повторными обращениями одного и того же автора, но по разным вопросам.
3.6. Поступившие ответы на контрольные обращения передаются специалисту отдела по работе с обращениями граждан, ведущему работу с данным обращением.