5.1. Обращениями депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти и местного самоуправления являются обращения, оформленные на бланке депутата, имеющие подпись депутата (депутатов).
При работе с обращениями депутатов оформляются следующие данные:
- в графе «Ф.И.О.» первым пишется фамилия и инициалы депутата, а затем Ф.И.О. заявителя;
- в графе «Адрес» - отмечается адрес заявителя, обратившегося к депутату;
- в графе «Содержание» - указывается содержание обращения.
Обращения депутатов ставятся на контроль и разрешаются в первоочередном порядке.
5.2. Обращения, вернувшиеся в Управление, как ошибочно направленные, передаются специалисту, ранее работавшему с ними, для корректировки и распечатки учётной карточки обращения. Далее обращение направляется новому исполнителю под прежним номером.
5.3. Обращение с просьбой о личном приёме должностными лицами рассматривается в общем порядке. При ответе авторам направляются сообщения о регламенте приёма граждан по личным вопросам, а обращения оформляются «В дело» как исполненные.
5.4. Обращения без подписи, направленные по почте и содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и оформляются «В дело». Обращениям, из содержания которых невозможно определить суть вопроса, оформляются «В дело». Обращения без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
5.5. В случае, если обращение лица (группы лиц) находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, находятся в производстве суда, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чём уведомляется заявитель.
5.6. В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.
5.7. Обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в департамент по международной и внешнеэкономической деятельности Администрации автономного округа. Обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Ямало-Ненецкую территориальную организацию общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.
5.8. Анонимными обращениями являются письменные обращения граждан, в которых неразборчиво написаны или не указаны фамилия и (или) адрес заявителя, отсутствует подпись и (или) адрес заявителя.
В учётной карточке территория указывается по штемпелю отправителя. К обращению составляется аннотация. Рассмотрению анонимные обращения, как правило, не подлежат.