10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело". При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата IPG или TIF; для текстовых документов - DOC, DOCX, PDF).
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся канцелярией.
Отметка о поступлении документа в Правительство области оформляется с использованием системы "Дело", содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы, адресованные Губернатору области, Вице-губернатору области, заместителям Губернатора области.
10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства области, должностным лицам органов исполнительной власти области, канцелярией не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе "Дело" соответственно в этих подразделениях и органах.
10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят регистрацию в системе "Дело", сканируются с использованием технологии штрихового кодирования документов (штрих-кода) и направляются по системе "Дело" на рассмотрение адресату. Документ с резолюцией и его электронный аналог направляются исполнителям.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
Документы, направленные по системе "Дело" с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений. При этом исполнитель немедленно информируется работником канцелярии о необходимости устранения нарушений.
10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору области, регистрируется в канцелярии и в тот же день передается по системе "Дело" заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Губернатора области, уполномоченному осуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовской области.
10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе "Дело".
10.2.7. Работники структурных подразделений Правительства области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в канцелярию и получают документы из этого подразделения 2 раза в день (в 10.00 и 15.00 час.).
На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. - регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
10.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело" (приложение N 24).
10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства области.
10.2.10. Документы, поступившие в Правительство области, канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Губернатором области, Вице-губернатором области и заместителями Губернатора области, классификатором структурных подразделений Правительства области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
10.2.11. Регистрация документов производится в системе "Дело". Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 25), регистрируются в канцелярии. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.
10.2.12. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваиваются первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
10.2.13. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.
10.2.14. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 час. 30 мин. до 12 час. и с 15 час. 30 мин. до 16 час., доставляются в приемную Губернатора области, секретариат Вице-губернатора области и приемные заместителей Губернатора области. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных работник канцелярии получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям.