Документы Правительства области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства области.
14.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.
Председателя комиссии назначает заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Губернатора области.
14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом области и утверждается распоряжением Правительства Ростовской области.
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение N 32). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Правительства области.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи.
14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;