Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел
13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура дел Правительства области (приложение N 28).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
13.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства области подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющим делами.
(в ред. распоряжений Правительства РО от 23.12.2011 N 143, от 11.07.2014 N 305)
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве области не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы "Дело" и "Архивное дело". Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства области.
13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.