10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело". При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата Pdf или Tif; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx).
(в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением межведомственной системы электронного документооборота (МЭДО), производятся отделом делопроизводства.
(в ред. распоряжений Правительства РО от 16.01.2014 N 1, от 11.07.2014 N 305)
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отделе делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе "Дело", адресованные Губернатору области, Вице-губернатору области, заместителям Губернатора области.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
(п. 10.2.2 в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе "Дело" соответственно в этих подразделениях и органах.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 11.07.2014 N 305)
10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе "Дело", сканируются и направляются по системе "Дело" на рассмотрение адресату.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.
Документы, направленные по системе "Дело" с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
(в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе "Дело" заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
(в ред. распоряжений Правительства РО от 23.12.2011 N 143, от 11.07.2014 N 305)
10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе "Дело".
(в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
10.2.7. Утратил силу. - Распоряжение Правительства РО от 11.07.2014 N 305.
10.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе "Дело" (приложение N 24).