В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
(в ред. распоряжения Правительства РО от 16.01.2014 N 1)
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
(абзац пятнадцатый введен распоряжением Правительства РО от 23.12.2011 N 143)
сканирование документа - получение электронного образа документа.
(абзац шестнадцатый введен распоряжением Правительства РО от 23.12.2011 N 143)