1. При подготовке совещания, мероприятия с участием Губернатора Ростовской области не позднее чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания, мероприятия.
Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашение, регистрация участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Губернатора Ростовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области.
2. Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Губернатора Ростовской области, осуществляются протоколом Губернатора Ростовской области Правительства Ростовской области (далее - протокол Губернатора Ростовской области).
3. Материалы к совещаниям с участием Губернатора Ростовской области представляются в его секретариат не позднее 7 календарных дней до дня проведения совещания. Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом N 18, обычным начертанием на бумаге формата А5. Требования к оформлению текста выступлений Губернатора Ростовской области устанавливаются Инструкцией по делопроизводству.
Материалы (проект выступления, информационные справки, проект приветственного слова, проект вступительного слова и др.) к совещаниям, мероприятиям с участием Губернатора Ростовской области представляются организаторами проведения совещания в пресс-службу не позднее 7 рабочих дней до дня проведения совещания, мероприятия.
Пресс-служба передает подготовленные тезисы выступления, приветственного слова, вступительного слова Губернатора Ростовской области в приемную Губернатора Ростовской области не позднее 5 рабочих дней до дня проведения совещания, мероприятия.
Проекты протоколов поручений и решений, принимаемых на совещаниях, проводимых Губернатором Ростовской области, а также проекты протоколов заседаний (решений) возглавляемых им комиссий и советов до представления их на подпись (утверждение) Губернатору Ростовской области подлежат проверке на соответствие правилам юридической техники и визированию председателем юридического комитета.
4. Звукозапись совещаний производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на социально-хозяйственный отдел.
7. Подготовка совещаний, проводимых заместителями Губернатора Ростовской области, руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области, осуществляется в порядке, определенном должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания.
8. Совещания аппарата Правительства Ростовской области проводятся по мере необходимости.
Подготовку порядка работы совещания, приглашение участников совещания и его организационное обеспечение осуществляет организационный отдел.
Порядок работы совещания направляется на утверждение заместителю Губернатора Ростовской области - руководителю аппарата Губернатора Ростовской области не позднее чем за 3 дня до дня проведения совещания
.
9. Решение о предоставлении помещений (кабинеты N 201, N 203, N 455 и конференц-зал) для проведения совещаний, видеоконференций, видеосеминаров и селекторных совещаний, не вошедших в план мероприятий на неделю, принимает заместитель Губернатора Ростовской области - руководитель аппарата Губернатора Ростовской области на основании поступивших заявок, завизированных руководителями структурных подразделений, ведущими графики проведения мероприятий.
9.1. Графики проведения мероприятий ведут:
по кабинетам N 201, N 203 и конференц-залу - общий отдел;
по кабинету N 455 - управление инноваций в органах власти Правительства Ростовской области.
9.2. При проведении видеоконференций и видеосеминаров структурное подразделение, ответственное за проведение мероприятия, не позднее 2 рабочих дней до его проведения направляет в министерство информационных технологий и связи Ростовской области заявку с указанием даты и времени мероприятия и территорий, которые подлежат подключению.
10. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом безопасности Правительства Ростовской области.