1. При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания.
Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.
2. Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляется протоколом Главы Администрации (Губернатора) области.
3. Материалы к совещаниям с участием Главы Администрации (Губернатора) области представляются в его приемную не позднее 7 календарных дней до дня проведения совещания.
В случае отсутствия документов в срок совещание отменяется.
4. Звукозапись совещаний производится в соответствии с пунктом 6 раздела XXIII настоящего Регламента.
Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.
Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на социально-хозяйственный отдел.
7. Подготовка совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации (Губернатора) области, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации области, областных органов исполнительной власти, производится в порядке, определенном должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания.
8. Совещания аппарата Администрации области проводятся по мере необходимости.
Организация подготовки совещаний аппарата Администрации области и контроль за исполнением принятых на них решений возлагаются на заместителя Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления.
Подготовку порядка работы совещания, приглашение участников совещания и его организационное обеспечение осуществляет главное управление государственной и муниципальной службы, организационной и кадровой работы.
Порядок работы совещания направляется на утверждение заместителю Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления не позднее чем за 3 дня до дня проведения совещания.
9. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом безопасности.