1. Ведение делопроизводства в Администрации области осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
В структурных подразделениях аппарата Администрации области делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях, в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы в канцелярии.
В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.
2. Документы, поступившие в Администрацию области, принимаются, учитываются и регистрируются канцелярией.
3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете ставится штамп канцелярии, проставляется дата поступления, и он передается адресатам.
4. На документах, поступивших в Администрацию области и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
5. Канцелярия после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.
6. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.
7. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
8. На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, индекс приемной, куда направляется документ, входящий номер документа.
Документы, адресованные комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры аппарата Администрации области, не регистрируются и передаются по назначению.
9. После регистрации документы два раза в день, с 11 часов 30 минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются в секретариаты и приемные заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных работник канцелярии получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям.
10. Тиражирование документов с резолюцией в два и более адресов обеспечивается работниками секретариатов, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
11. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе Администрации (Губернатору) области, а в его отсутствие, по согласованию с руководителем секретариата Главы Администрации (Губернатора) области, - первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатору.
12. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в канцелярии передаются в юридический комитет.
13. Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль в соответствующей приемной.
14. Исходящие документы печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в папке исходящей корреспонденции.
На письма, направленные в федеральные органы государственной власти, в соответствующих приемных заводятся карточки исходящей корреспонденции.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Главой Администрации (Губернатором) области или его заместителями, передаются исполнителем в канцелярию в 2 экземплярах. Один - для передачи в Представительство Администрации Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией. Второй - хранится в канцелярии.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи сектора специальной документальной связи отдела безопасности.
Письма, адресованные администрациям муниципальных образований области, могут отправляться по электронной почте государственной автоматизированной системы "Выборы".
15. Канцелярия осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, составляет сводку об их прохождении по приемным Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей, анализирует состояние работы по документообороту в структурных подразделениях аппарата.
16. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.