1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях на двух) печатного текста шрифтом N 14.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным.
3. На вопросы в поручениях Главы Администрации (Губернатора) области должны быть прямые ответы.
4. Документы с ответами на поручения Главы Администрации (Губернатора) области должны содержать:
первичный документ;
резолюцию Главы Администрации (Губернатора) области;
ответ исполнителя.
Других документов в подборке быть не должно.
5. В случае неясности содержания документа заместитель Главы Администрации (Губернатора) области, курирующий направление, докладывает его самостоятельно.
6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
7. Просроченные документы докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
8. В случае утери документа с резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
9. Письма по вопросам работы отраслей на имя Главы Администрации (Губернатора) области подписываются руководителем только соответствующего министерства.
10. Письма по другим хозяйственным вопросам подписываются главой администрации городского округа или муниципального района и докладываются Главе Администрации (Губернатору) области только с письменным мнением заместителя Главы Администрации (Губернатора) области, курирующего эти вопросы, и первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора.
11. Безусловно докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для области вопросам.
12. Отдельные документы (объемом более 2 страниц), за исключением справочных материалов, докладываются по согласованию с руководителем секретариата Главы Администрации (Губернатора) области.
13. Проекты инициативных писем направляются в секретариат Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области с текстом на информационном носителе или в приемную (секретарю) по электронной почте.
14. Материалы по проведению визитов в область, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний с участием Главы Администрации (Губернатора) области представляются за неделю до мероприятия.
15. В пятницу прием документации на доклад Главе Администрации (Губернатору) области прекращается в 12.00 часов.