1. Общий отдел осуществляет контроль исполнения:
письменных поручений Главы Администрации (Губернатора) области со штампом "Контроль";
устных поручений, данных на еженедельных планерных совещаниях у Главы Администрации (Губернатора) области;
поручений по итогам визитов и рабочих поездок Главы Администрации (Губернатора) области.
2. Письменные поручения.
2.1. Копии документов с резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области и штампом "Контроль" направляются через канцелярию в общий отдел для организации контроля. Срок исполнения контрольных поручений устанавливается Главой Администрации (Губернатором) области. Резолюция "срочно", равно как и штамп "срочно" устанавливает срок исполнения поручений 5 дней, "весьма срочно" - 3 дня. Поручения, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение календарного месяца со дня рассмотрения их Главой Администрации (Губернатором) области.
2.2. Еженедельно, в понедельник, заместителям Главы Администрации (Губернатора) области, другим исполнителям передается подготовленная общим отделом информация о письменных поручениях, срок исполнения которых истекает на текущей неделе (с понедельника по воскресенье включительно). В течение недели исполнители информируют Главу Администрации (Губернатора) области накануне или в день истечения указанного срока об исполнении конкретного поручения.
2.3. Ответственным за исполнение поручений Главы Администрации (Губернатора) области представляется письменный ответ. Причем, если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен сделать соответствующую запись. Исполнитель самостоятельно передает ответ (с подлинником поручения) в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области и копию ответа, принятого к рассмотрению и завизированного руководителем секретариата в общий отдел. Основанием для снятия поручения с контроля является получение соответствующей резолюции Главы Администрации (Губернатора) области на ответе, копия которого также передается исполнителем в общий отдел.
2.4. В некоторых случаях снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Главой Администрации (Губернатором) области по телефону или при личной встрече и при получении согласия на бланке резолюций должностного лица, ответственного за исполнение поручения, ставится виза: "Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с В.Ф. Чубом", дата и подпись. Эти материалы также передаются в общий отдел и являются основанием для снятия поручения с контроля.
2.5. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за 2 дня до истечения срока) представляет Главе Администрации (Губернатору) области предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. При положительном решении исполнитель информирует общий отдел для соответствующей корректировки срока исполнения.
2.6. Еженедельно, в пятницу до 12 часов, общий отдел на основании данных, представленных исполнителями, передает Главе Администрации (Губернатору) области информацию о неисполненных письменных поручениях. Такая информация передается всем должностным лицам, ответственным за исполнение поручений.
3. Устные поручения.
3.1 Начальником общего отдела, а в его отсутствие - заместителем начальника общего отдела, поручения, данные на еженедельных планерных совещаниях у Главы Администрации (Губернатора) области, оформляются протоколом, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот протокол передается в тот же день заместителям Главы Администрации (Губернатора) области и другим указанным в нем исполнителям.
3.2. В четверг до 10 часов письменная информация об исполнении поручений на имя Главы Администрации (Губернатора) области передается исполнителем в общий отдел для обобщения и передачи в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области к 14 часам.
3.3. При устном информировании Главы Администрации (Губернатора) области об исполнении поручений порядок действий определен пунктом 2.4.
4. Поручения, данные Главой Администрации (Губернатором) области по итогам визитов и рабочих поездок, оформляются протоколом Главы Администрации (Губернатора) области и с указанием конечных сроков исполнения передаются (подлинники) в общий отдел для организации контроля исполнения.
Общий отдел осуществляет рассылку копий всем исполнителям, указанным в протоколе.
Не позднее чем за одну неделю до истечения срока исполнения поручений исполнители представляют информацию о состоянии решения закрепленных за ними вопросов в общий отдел для подготовки обобщающей информации Главе Администрации (Губернатору) области.
По поручениям, требующим дополнительного решения Главы Администрации (Губернатора) области, исполнитель представляет обоснованную информацию на имя Главы Администрации (Губернатора) области. Копию письма исполнитель направляет в общий отдел.