4.1. Материалы по каждому вопросу, внесенному на рассмотрение коллегии, представляются в отдел организационно-кадровой работы и делопроизводства управления не позднее чем за десять дней до заседания коллегии.
4.2. Материалы по вопросу, вносимому на рассмотрение коллегии, включают в себя:
проект решения коллегии;
приложения к проекту решения коллегии (при наличии);
справку по рассматриваемому вопросу;
списки выступающих, приглашенных и вопросы к ним (при необходимости);
другие информационные и аналитические материалы.
4.3. Вносимый проект решения, справки по рассматриваемому вопросу, списки выступающих и приглашенных визируются отделами, подготавливающими материал для проведения заседания коллегии.
4.4. Если в процессе доработки в проект решения коллегии вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
4.5. Проект повестки дня заседания коллегии формируется секретарем коллегии и за шесть дней до заседания согласовывается с председателем коллегии.
4.5. Руководители структурных подразделений управления, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
4.6. Отдел организационно-кадровой работы и делопроизводства управления рассылает материалы членам коллегии за три дня до ее заседания.
4.7. Контроль за подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии осуществляется отделом организационно-кадровой работы и делопроизводства управления.