3. Документация Администрации области.
Общие правила оформления управленческой документации
3.1. Документация Администрации области.
Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Администрации области.
3.2. Общие правила оформления документов.
3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65).
3.2.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный - полуторный междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14-16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: "+".
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Главе Администрации (Губернатору) области, содержатся в Регламенте Администрации Ростовской области.
3.2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
3.2.4. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницы справа.
3.2.5. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в Администрации области.
3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
3.3.1. В соответствии с ГОСТом 6.30-2003 при подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:
01 | - | Государственный герб Российской Федерации; |
02 | - | герб субъекта Российской Федерации; |
03 | - | эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); |
04 | - | код организации; |
05 | - | основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; |
06 | - | идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); |
07 | - | код формы документа; |
08 | - | наименование организации, подготовившей документ; |
09 | - | справочные данные об организации, подготовившей документ; |
10 | - | наименование вида документа; |
11 | - | дата документа; |
12 | - | регистрационный номер документа; |
13 | - | ссылка на регистрационный номер и дату документа; |
14 | - | место составления или издания документа; |
15 | - | адресат; |
16 | - | гриф утверждения документа; |
17 | - | резолюция; |
18 | - | заголовок к тексту; |
19 | - | отметка о контроле; |
20 | - | текст документа; |
21 | - | отметка о наличии приложения; |
22 | - | подпись; |
23 | - | гриф согласования документа; |
24 | - | визы согласования документа; |
25 | - | оттиск печати; |
26 | - | отметка о заверении копии; |
27 | - | отметка об исполнителе; |
28 | - | отметка об исполнении документа и направлении его в дело; |
29 | - | отметка о поступлении документа в организацию; |
30 | - | идентификатор электронной копии документа. |
3.3.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный (приложения N 1, N 2).
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов: 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
3.3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях N 1, N 2.
3.3.4. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.3.5. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".
3.3.6. Бланк письма Администрации области включает в себя реквизиты:
Герб Ростовской области (02);
наименование организации, подготовившей документ (08);
справочные данные об организации, подготовившей документ (09).
При необходимости включаются: