АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 февраля 2011 года N 52


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Правительства Ростовской области от 30 сентября 2011 года N 7
____________________________________________________________________

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации области

постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ростовской области согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего постановления.

3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим постановлением.

4. Признать утратившим силу постановление Администрации Ростовской области от 12.12.2006 N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области".

5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами Артемова В.В.

Глава Администрации
(Губернатор) области
В.Ю. Голубев

Постановление вносит
общий отдел
Администрации области

Приложение
к постановлению
Администрации
Ростовской области
от 9 февраля 2011 года N 52

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Ростовской области  

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему  делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Ростовской области (далее - Администрация области).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Администрации Ростовской области.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации области применяется система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы с системой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и  связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области.

1.7. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в Администрации области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются общим отделом Администрации области (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях Администрации области.

1.8. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технико-технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и  связи по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех подразделениях Администрации области.

1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации области возлагается на их руководителей.

1.10.  Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации области. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями  Инструкции.

1.11. Работники Администрации области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.12. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.13. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений, распоряжений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату), служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами.

2. Состав управленческих документов Администрации области

2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией области, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Администрации области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Правовой акт Ростовской области - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3. Правовыми актами Ростовской области являются:

областные законы;

постановления Законодательного Собрания Ростовской области;

указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

постановления Администрации Ростовской области;

распоряжения Администрации Ростовской области;

распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату);

акты областных органов исполнительной власти.

2.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения коллегии Администрации Ростовской области;

решения других совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения аппарата Администрации области;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в Администрации области готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей;

исполнение поручений Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Главы Администрации (Губернатора) области, Администрации области;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.