По графе 3 приводится число ставок - штатных единиц по каждой должности по штатному расписанию организации. Если предусмотрена неполная штатная единица, то она указывается в соответствующих долях, например: 0,25; 0,50; 2,75 и так далее. В графах 4-5 показываются данные о фактически занятых должностях в соответствии со штатным расписанием. В графе 4 показываются данные о фактически занятых должностях, включая совместителей. В графе 5 проставляются данные о фактически занятых должностях работниками, Имеющими в отчитывающейся организации основное место работы.
При отсутствии в организации штатного расписания педагогических работников расчет количества ставок педагогических работников, определяется путем деления количества часов по учебному плану на норму часов педагогической работы за ставку для данных работников.
Заполнение граф 3, 4, 5 допускается с двумя десятичными знаками.
По строке 01 показывается общее число ставок. По строкам 02-8 - число ставок по соответствующим должностям. По строке 45 из строки 06 приводятся данные о педагогическом персонале, работающем в подразделениях (группах) дошкольного образования, то есть о лицах основным видом деятельности которых является реализация образовательных программ дошкольного образования. По строке 46 (из строки 45) выделяется численность воспитателей.
По строке 47 приводятся данные о персонале, работающем в классах очно-заочного и заочного обучения, учебно-консультационных пунктах, то есть о лицах, основным видом деятельности которых является работа в этих классах и подразделениях. По строке 48 (из строки 47) выделяется численность учителей. Если образовательная организация является вечерней (сменной), педагогический персонал также показывается в строках 47, 48.
По графам 6-12 приводятся данные о движении работников. По этим графам приводятся данные о численности работников без совместителей и работавших по договорам гражданско-правового характера. Движение работников характеризует изменение численности работников вследствие приема на работу и выбытия по различным причинам.
В графе 6 показывается численность работников по состоянию на 20 сентября предыдущего года.
В графе 7 отражаются лица, зачисленные в организацию в течение предыдущего учебного года (то есть за период с 20 сентября прошлого года по 19 сентября текущего года) в организацию приказом (распоряжением) о приеме на работу.
Из графы 7 в графе 8 отдельно выделяются выпускники со средним профессиональным образованием (имеющие диплом специалистов среднего звена), зачисленные на работу в течение предыдущего учебного года, то есть в период с 20 сентября прошлого года по 19 сентября текущего года; в графе 9 - с высшим образованием (имеющие диплом бакалавра, специалиста или магистра).
К выпускникам относятся лица, которые закончили обучение по программам среднего профессионального или высшего образования в течение предыдущего учебного года, то есть за период с 20 сентября прошлого года по 19 сентября текущего года.
В графе 10 приводится численность работников, оставивших работу в отчитывающейся организации в течение предыдущего учебного года (за период с 20 сентября прошлого года по 19 сентября текущего года), независимо от оснований (расторжение трудового договора по инициативе работника, инициативе работодателя, соглашению сторон, призыв или поступление на военную службу, перевод работника с его согласия в другую организацию и другое), уход или перевод которых был оформлен приказом (распоряжением), а также выбывшие в связи со смертью.
Из графы 10 выделяется (графа 11) численность выбывших по собственному желанию: работники выбывшие из организации по инициативе работника; избрание на должности, замещаемые по конкурсу; переезд в другую местность; перевод супруга в другую местность, за границу; зачисление в образовательную организацию; увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию; необходимость ухода за больными членами семьи или инвалидами I группы; увольнение по собственному желанию беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет).
Следует иметь в виду, что в численность принятых и выбывших работников списочного состава не включаются: работники, привлеченные на работу по специальным договорам с государственными организациями (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы); внешние совместители; работники, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера.
В графе 12 указывается численность работников организации на 20 сентября текущего года. Данные строки 01 графы 12 должны быть равны сумме данных граф 6 и 7, минус данные графы 10. В строках 02-48 графы 12 возможно нарушение аналогичного равенства в связи с внутренними перемещениями (перевод на другие должности).
Данные графы 12 по строкам 01-48 должны быть равны данным графы 3 подраздела 3.1 по соответствующим строкам.
В графе 13 показывается число вакантных должностей по состоянию на 20 сентября текущего года. Общее число вакантных должностей (строка 01) по всей образовательной организации складывается из вакантных должностей по строкам: строка 02 (руководящие работники)+строка 06 (педагогические работники)+строка 40 (учебно-вспомогательный персонал)+строка 41 (иной персонал).