Архивный фонд Санкт-Петербурга - входящая в состав Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, которые отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относятся к информационным ресурсам и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Санкт-Петербурга и иных архивах на территории Санкт-Петербурга (за исключением отнесенных к федеральной собственности и собственности иных субъектов Российской Федерации).
Архивная служба Санкт-Петербурга представлена АК - уполномоченным органом исполнительной власти Санкт-Петербурга в сфере архивного дела, и подведомственными ему государственными казенными учреждениями - 7 архивов (ГКУ "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга", ГКУ "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга") и 3 учреждения, обеспечивающие функционирование архивов (ГКУ "Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга", ГКУ "Техническая дирекция государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга", ГКУ "Централизованная бухгалтерия государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга"). Кроме того, в Санкт-Петербурге осуществляют деятельность ведомственные архивы и объединенные ведомственные архивы различной ведомственной принадлежности, в т.ч. подведомственный КК ГКУ "Объединенный ведомственный архив культуры", где на хранении (до истечения ведомственного срока хранения) находятся документы, отнесенные к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, и другие архивные документы.
Деятельность АК и подведомственных ГКУ направлена на выполнение основных функций и решение задач в сфере архивного дела, в том числе организацию и проведение мероприятий, направленных на создание условий, обеспечивающих сохранность и безопасность документов, предотвращение аварийных ситуаций, пополнение Архивного фонда Санкт-Петербурга документами исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, учреждений и организаций различной отраслевой принадлежности, информационное обеспечение органов государственной власти, социальных прав граждан, комплексное решение проблем сохранности и использования документов ликвидируемых организаций, прежде всего по личному составу.
Архивные учреждения занимают 10 зданий, из которых 6 приспособленных и 4 специальных; общая протяженность стеллажных полок составила около 180,0 тыс.п.м, общая площадь архивохранилищ более 30 тыс.кв.м.
На 01.01.2020 объем Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящегося на постоянном хранение в ГКУ - архивах, подведомственных АК, включает 11689,570 тыс. ед. хранения (18,152 тыс. фондов), в том числе 749,738 тыс. ед. хранения аудиовизуальных документов.
В целях обеспечение нормативных условий хранения документов Архивного фонда Санкт-Петербурга был проведен ряд мероприятий по поддержанию и развитию материально-технической базы архивной отрасли, направленных на оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
В соответствии с Адресной инвестиционной программой (далее - АИП) ведется проектирование строительства архивного комплекса общей площадью 18,0 тыс.кв.м для ГКУ "Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга" и ГКУ "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга" (далее - Объект). Заказчиком проектирования выступает подведомственное КС ГКУ "Фонд капитального строительства и реконструкции". Проектирование объекта осуществляется обществом с ограниченной ответственностью "Научно-технический центр "Северо-Запад Проект" (далее - Проектировщик) с привязкой к участку площадью 12,02 тыс.кв.м по адресу: Заневский пр., участок 1 (северо-западнее пересечения с Охтинской веткой железной дороги). Площадь застройки - 2,97 тыс.кв.м. По состоянию на 01.12.2020 на проектную документацию получено отрицательное заключение ГАУ "Центр государственной экспертизы" от 29.10.2020 N 78-1-2-3-054585-2020 в связи с замечаниями. В настоящее время подрядной организацией ведется работа по устранению замечаний экспертов к проектной документации, планируемый срок повторного направления документации в ГАУ "Центр государственной экспертизы" - до 25.12.2020, планируемый срок получения положительного заключения по проектной документации по Объекту - до конца I квартала 2021 года. В случае корректировки АИП на 2021-2023 гг. после получения положительного заключения экспертизы КС направит в адрес Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга предложение о включении расходов на строительство Объекта в АИП с началом производства работ в 2021 году или предложение о включении расходов на строительство Объекта в АИП с началом производства работ в 2022 году при формировании проекта АИП на 2022-2024 гг.
Взаимодействие государственных архивов Санкт-Петербурга с организациями - источниками их комплектования является важным фактором в процессе успешного формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга. Одновременно Архивный фонд Санкт-Петербурга пополняется документами личного происхождения - это фонды деятелей науки и культуры, представителей политических партий и общественных организаций.
По состоянию на 01.11.2020 837 организаций являются источниками комплектования архивных учреждений. В 2020 году от организаций в ГКУ - архивы принято 77,0 тысяч дел.
В целях соблюдения организациями требований архивного законодательства, а также соблюдения прав граждан на доступ к информации, содержащейся в архивных документах, сотрудниками Комитета был организован ряд мероприятий по контролю, а также мероприятий, направленных на профилактику нарушений требований архивного законодательства.
Постоянно растет востребованность ретроспективной документальной информации, необходимой для решения задач социально-экономического развития Санкт-Петербурга, подтверждения имущественных, социальных прав физических и юридических лиц.
На сегодня основными формами доступа к архивным документам и их использования являются ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.
В 2020 году читальные залы государственных архивов посетило более 3,8 тыс. человек более чем 10 тыс. раз. В связи с ограниченным количеством рабочих мест для обслуживания исследователей проводится работа по созданию фонда пользования на электронных носителях и организации удаленного доступа к ним. Уже обеспечен доступ к научно-справочному аппарату, раскрывающему состав и содержание архивных фондов, через портал "Архивы Санкт-Петербурга".
В целях расширения доступа к фондам архивов предоставляется удаленный доступ через автоматизированные рабочие места, выделенные в читальных залах городских библиотек Санкт-Петербурга: ЦГПБ им.В.В.Маяковского (6 площадок), ГБУК Межрайонная централизованная библиотечная система им.М.Ю.Лермонтова" (4 площадки), Театральной библиотеки. В январе 2020 года подписано соглашение с Невской Централизованной библиотечной системой Невского района, в октябре 2020 года - с Централизованной библиотечной системой Красногвардейского района, в ноябре 2020 года - с Фрунзенским и Пушкинским районами Санкт-Петербурга. Планируется продолжение такой практики в работе с другими библиотеками Санкт-Петербурга.
В последние годы наблюдается устойчивый рост спроса на архивную информацию, увеличивается количество поступающих обращений и запросов социально-правового характера, касающихся защиты социальных прав граждан (на 01.11.2019 - 41793, на 01.11.2020 - 41896).
В связи с принятием Закона Санкт-Петербурга от 26.06.2019 N 402-88 "О внесении изменений в Закон Санкт-Петербурга "Социальный кодекс Санкт-Петербурга", который предусматривает предоставление с 01.01.2020 гражданам, проживавшим (родившимся) в Ленинграде в период блокады с 08.09.1941 по 27.01.1944 (независимо от количества дней проживания), имеющим место жительства в Санкт-Петербурге, дополнительные меры социальной поддержки за счет средств бюджета Санкт-Петербурга, увеличилось количество запросов граждан о подтверждении проживания на территории Ленинграда и эвакуации в период блокады 1941-1944 гг. (на 01.11.2019 - 1776, на 01.11.2020 - 3200). Также возрастает число обращений от исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга по представлению информации по бесхозяйному имуществу (на 01.11.2019 - 120, на 01.11.2020 - 750).
В целях популяризации исторических знаний АК и государственными архивами проводится большая работа по организации выставочных проектов, которые представляют исторические документы как на своих площадках, так и на совместных выставках, в том числе международных. Выставки реализуются в трех основных форматах: традиционное экспонирование подлинных архивных документов, выставки копий архивных документов на мобильных стендах конструкции roll-up, электронные проекты. Кроме того, архивные учреждения активно принимают участие в проектах музеев, библиотек и других учреждений культуры в качестве партнеров. Всего на текущую дату 2020 года реализовано 19 выставочных проектов, 12 из них - в электронной форме.
Развитие информационных технологий в области архивного дела посредством ГИС "Государственные архивы Санкт-Петербурга", включающей информационно-услуговый портал "Архивы Санкт-Петербурга" (далее - портал), обеспечивает не только оптимизацию работы сотрудников государственных архивов Санкт-Петербурга, но и иных пользователей как в режиме работы в архиве (на рабочих местах и читальных залах), так и удаленно, в том числе через рабочие места, размещенные в библиотеках Санкт-Петербурга.
На портале осуществляется работа по развитию важных для пользователей электронных сервисов. В настоящее время функционируют следующие из них:
удаленная регистрация в читальных залах архивов (с подтверждением учетной записи через портал Госуслуги);
заказ на выдачу архивных документов в читальный зал архива;
подача запросов;
платный доступ к образам документов;
изготовление цифровых копий документов архивов Санкт-Петербурга.
Информационное наполнение ГИС "Архивы Санкт-Петербурга осуществляется в следующих направлениях:
формирование электронного фонда пользования;
перевод в электронную форму заголовков дел из описей и с единиц хранения фотодокументов;
наполнение специализированных баз данных.