3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием заявлений о предоставлении информации из архивных фондов Департамента;
- предоставление информации из архивных фондов Департамента;
- отказ в предоставлении информации из архивных фондов.
3.2. Должностными лицами, ответственными за совершение административных процедур являются должностные лица Департамента (далее - специалисты).
3.3. Заявление о предоставлении информации из архивных фондов Департамента подается заявителем (его уполномоченным представителем) лично либо почтовым отправлением, а также в форме электронного документа в адрес Департамента. Заявление составляется от руки или машинописным способом в произвольной форме.
3.4. Специалист фиксирует факт получения заявления о предоставлении информации из архивных фондов Департамента в день поступления путем записи в журнале входящей корреспонденции (с присвоением регистрационного номера, указанием даты поступления).
3.5. Специалист в течение тридцати дней со дня получения Департаментом заявления о предоставлении информации из архивных фондов Департамента проводит проверку наличия запрашиваемой информации в архивных фондах Департамента.
3.6. В случае, если запрошенная заявителем информация имеется в архивных фондах Департамента, то такая информация в форме письма, подписанного руководителем Департамента, либо его заместителем, вручается заявителю (его уполномоченному представителю) лично под подпись, или направляется в адрес заявителя почтовым отправлением с уведомлением на адрес, указанный в заявлении, или на адрес электронной почты, указанной заявителем, в форме электронного документа, в случае, если заявление подано в электронной форме.
3.7. Оригиналы документов архивного фонда Департамента предоставляются заинтересованным лицам для ознакомления без права их выноса из помещений фонда.
3.8. В случае, если заявителю необходимо предоставление для ознакомления документов, имеющихся в архивных фондах Департамента, то он уведомляется о времени и месте ознакомления с такими документами по телефону, указанному в заявлении, либо письмом, подписанным руководителем Департамента (его заместителем), которое вручается заявителю (его уполномоченному представителю) лично под подпись, или направляется в адрес заявителя почтовым отправлением с уведомлением на адрес, указанный в заявлении, или на адрес электронной почты, указанной заявителем, в форме электронного документа, в случае, если заявление подано в электронной форме.
3.9. Ознакомление с документами архивного фонда Департамента происходит в помещениях Департамента, в которых хранятся такие документы. Выписки и выкопировки из документов архивного фонда производятся заявителем самостоятельно с помощью собственных технических средств.
3.10. При наличии оснований, предусмотренных пунктом 2.9.2 настоящего Регламента, специалистом готовится письмо (уведомление) об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа, которое подписывается руководителем Департамента (заместителем руководителя Департамента) и вручается под подпись заявителю (его уполномоченному представителю), либо направляется почтовым отправлением с уведомлением на адрес, указанный в заявлении, или на адрес электронной почты, указанной заявителем, в форме электронного документа, в случае, если заявление подано в электронной форме.