5.1. Электронные копии обращений, ответов на них и документов, связанных с их рассмотрением, формируются Управлением по работе с обращениями в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата для передачи на хранение в системе "Архивное дело".
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 14.11.2022 N 627-р)
5.2. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае, если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.
5.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, хранятся в течение 5 лет.
5.4. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в ведомственный архив Правительства Рязанской области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.
5.5. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.
5.6. Электронные документы по истечении установленных сроков хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте об уничтожении электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
5.7. Ответственность за сохранность документов по обращениям в структурных подразделениях Аппарата возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.