ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
8. Отдел в целях решения задачи по организации и ведению делопроизводства в Комитете в порядке и пределах, установленных законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами города Иркутска, осуществляет следующие функции:
1) осуществляет прием, обработку входящих документов, а также регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в автоматизированной информационной системе;
2) осуществляет регистрацию в автоматизированной информационной системе правовых актов, издаваемых руководителями структурных подразделений Комитета;
3) осуществляет регистрацию в автоматизированной информационной системе правовых актов, издаваемых председателем комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска (за исключением случаев, когда регистрация указанных правовых актов возложена на иные структурные подразделения органов администрации города Иркутска);
4) осуществляет регистрацию в автоматизированной информационной системе муниципальных контрактов, договоров, соглашений, заключенных от имени администрации города Иркутска, городского округа муниципального образования город Иркутск председателем комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска в пределах своей компетенции в случае делегирования ему таких полномочий;
5) осуществляет составление реестров почтовых отправлений Комитета;
6) осуществляет отправку почтовой корреспонденции Комитета;
7) осуществляет доставку из отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска корреспонденции, адресованной Комитету;
8) информирует физических и юридических лиц при устном обращении (в том числе по телефону) о местонахождении и графике работы Комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах сотрудников Комитета;
9) осуществляет принятие и передачу телефонограмм в Комитете.
9. Отдел в целях решения задачи по контролю за своевременным и полным исполнением документов, поступивших в Комитет, в порядке и пределах, установленных законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами города Иркутска, осуществляет следующие функции:
1) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов, снятие их с контроля в Комитете;
2) осуществляет регистрацию запросов о предоставлении информации о деятельности Комитета и его должностных лиц, а также контроль за соблюдением сроков их рассмотрения;
3) совместно с руководителями структурных подразделений Комитета осуществляет подготовку отчетов о работе Комитета;