2.18.1. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и нормам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения.
2.18.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
2.18.3. При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять или общепринятые аббревиатуры и графические сокращения (ООО - общество с ограниченной ответственностью) или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например, группа оперативного реагирования (далее - ГОР).
Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, изложено в приложении 10.
2.18.4. При употреблении в тексте фамилии лица инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах, как правило, используют вступительное обращение:
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые руководители!
2.18.5. Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").
Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.