4.5.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, используемых при переписке между двумя и более адресатами.
Письма подготавливаются как инициативные, по указанию руководителя органа, а также как ответ на поступившие документы, и печатаются на бланке письма.
Письма, подписанные главой города, заместителями главы администрации города и управляющим делами, председателем организационно-контрольного комитета (за исключением внутренней переписки), оформляются на продольных бланках (приложение 5).
Письма, направляемые от имени органов, оформляются на угловых бланках (приложение 6).
Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться, как правило, по одному вопросу.
4.5.2. Письмо содержит следующие реквизиты:
адресат;
дату;
регистрационный номер;
ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа (при необходимости);
текст;
ссылку на приложения (при наличии);
подпись;
фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и дату исполнения документа.