5.2.1. Служебная корреспонденция, за исключением внутренней переписки, адресованная главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами, председателю организационно-контрольного комитета, администрации города, регистрируется отделом канцелярии организационно-контрольного комитета администрации города (далее - отдел канцелярии) в ЕСЭД и направляется на рассмотрение по принадлежности.
5.2.2. Регистрация обращений и запросов граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан организационно-контрольного комитета администрации города (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
5.2.3. Регистрация правовых актов осуществляется организационным отделом организационно-контрольного комитета администрации города (далее - организационный отдел).
5.2.4. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в отделе мобилизационной работы администрации города.
5.2.5. Письменный запрос редакции средства массовой информации, направленный в администрацию города, регистрируется комитетом информационной политики администрации города в ЕСЭД в трехдневный срок со дня поступления и направляется заместителям главы администрации города, управляющему делами, председателю организационно-контрольного комитета для подготовки ответа.
5.2.6. Регистрация и контроль документов, адресованных в органы, осуществляется органами.
5.2.7. Регистрация и контроль за исполнением внутренних документов, адресованных главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами, председателю организационно-контрольного комитета, ведется специалистами, осуществляющими документационное обеспечение деятельности указанных должностных лиц.
5.2.8. При регистрации на документе путем проставления специального штампа в правом нижнем углу оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа", который включает в себя наименование организации (структурного подразделения - при необходимости), входящий регистрационный номер, присвоенный ЕСЭД, и дату поступления документа (точное время поступления - при необходимости).
Документы регистрируются не позднее следующего рабочего дня с момента их поступления в подразделение, осуществляющее регистрацию. Срочные и оперативные документы регистрируются незамедлительно.
5.2.9. В процессе первоначальной обработки корреспонденции проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
5.2.10. Поступившие телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
5.2.11. Организация работы с документами, полученными по электронной почте, через ЕСЭД осуществляется в общем порядке согласно Инструкции с обязательным проставлением отметки о способе получения документа "Получено по электронной почте", "Получено по ЕСЭД" с указанием даты получения на печатном экземпляре документа.
5.2.12. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном органе только один раз.
При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие: