5.4.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из органов, которые делятся на:
инициативные;
ответы на входящие.
5.4.2. Исходящие документы администрации города за подписью главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, председателя организационно-контрольного комитета готовятся на бланке администрации города. Исходящие документы органов - на бланке органов, руководители (или уполномоченные ими лица) которых их подписывают.
5.4.3. При подготовке исходящего документа в один адрес - готовятся два экземпляра (после подписания и регистрации первый экземпляр отправляется адресату, второй - с визой исполнителя остается в подразделении, осуществляющем регистрацию), при необходимости готовятся три экземпляра (третий возвращается исполнителю). Допускается печать всех экземпляров документа на бланке.
Допускается подготовка исходящих документов в одном экземпляре в случае их направления адресату через ЕСЭД и по электронной почте без досылки оригинала. При этом визы исполнителей проставляются на оборотной стороне последнего листа.
5.4.4. Исходящие документы в вышестоящие органы подписываются руководителем органа или уполномоченным им лицом в соответствии с распределением обязанностей.
5.4.5. Все ответы на запросы, поступившие на имя главы города, заместителей главы администрации города, адресованные в судебные органы, в органы прокуратуры и другие правоохранительные органы готовятся за подписью главы города или заместителей главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и подлежат обязательному согласованию с правовым комитетом администрации города.
5.4.6. Исходящие документы в адрес сенаторов Российской Федерации, депутатов, общероссийского народного фронта визируются заместителем главы администрации города, руководителем аппарата.
5.4.7. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его лицом. Дата и регистрационный номер документов, подготовленных на бланках или в соответствии с типовыми формами, проставляются в установленных для этих реквизитов местах.
5.4.8. Регистрация документа, т.е. присвоение ему номера и даты, производится только после подписания его руководителем органа (или уполномоченным им лицом), в администрации города - отделом канцелярии, отделом по работе с обращениями граждан и организационным отделом, в органах - лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
Документы на отправку и регистрацию передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов и в количестве экземпляров, равных количеству адресатов.
5.4.9. Исходящие документы за подписью главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, председателя организационно-контрольного комитета, направляемые в органы и администрации районов города, регистрируются специалистами, осуществляющими документационное обеспечение деятельности указанных должностных лиц.