6.5.1. На основе предложений структурных подразделений в органе составляется акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 19).
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК органа.
Согласованные ЭК органа акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем органа после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочно-методической комиссией Министерства культуры Алтайского края и согласования описей дел по личному составу архивным отделом администрации города, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.
6.5.2. Утилизация дел оформляется приемо-сдаточной накладной (актом выполненных работ), в которой указываются дата утилизации, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
После уничтожения дел в номенклатуре дел органа проставляется отметка об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, подписи лица, ответственного за составление номенклатуры дел.
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.