5.3.1. Все поступившие в администрацию города и органы документы должны рассматриваться не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления. Срочные и оперативная корреспонденция - незамедлительно.
5.3.2. Документы, адресованные главе города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города и иного органа местного самоуправления, зарегистрированные отделом канцелярии, предварительно рассматриваются помощником главы города или лицом, его замещающим.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие непосредственного рассмотрения главой города и направляемых на рассмотрение заместителям главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей.
5.3.3. Предварительное рассмотрение документов, направляемых заместителям главы администрации города, зарегистрированных в отделе канцелярии, ведут специалисты, осуществляющие документационное обеспечение деятельности указанных должностных лиц.
По документам, не требующим непосредственного рассмотрения заместителями главы администрации города, допускается их направление на рассмотрение и подготовку ответа в органы, координируемые заместителями в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей.
Основанием для принятия в ходе рассмотрения документа соответствующего решения является его содержание.
5.3.4. Глава города, заместители главы администрации города, управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета, руководители органов по результатам рассмотрения каждого полученного документа дают указания об их исполнении в форме резолюций.
Проекты резолюций главы города, заместителей главы администрации города в отношении корреспонденции, зарегистрированной в отделе канцелярии, оформляются и заносятся в ЕСЭД специалистами, осуществляющими документационное обеспечение деятельности указанных должностных лиц.
Порядок подготовки резолюций по исполнению документов в органах определяется их руководителями.
5.3.5. Резолюция оформляется в соответствии с требованиями Инструкции, ее текст дословно переносится в ЕСЭД.
При изменении сроков исполнения и состава исполнителей текст резолюции изменяется в оригинале документа и в ЕСЭД. В ЕСЭД указывается дата и причины изменения.
Если руководителем, вынесшим резолюцию, дата резолюции и срок ее исполнения не указаны, то она проставляется лицами, ответственными за документационное обеспечение деятельности руководителей.
5.3.6. Подлинники рассмотренных документов после внесения резолюций в ЕСЭД передаются в подразделение, осуществляющее регистрацию, для осуществления контроля за исполнением документа, его оперативного хранения и учета. Исполнителям документы направляются в электронном виде по ЕСЭД.
Передача рассмотренных документов напрямую исполнителям, минуя подразделение, осуществляющее регистрацию, не допускается.