Телефонограммы подписываются руководителем или лицом его замещающим, регистрируются и направляются по принадлежности через ЕСЭД.
Телефонограммы, адресованные руководителю, принимаются лицом ответственным за ведение делопроизводства, и незамедлительно передаются руководителю для наложения резолюции, после чего направляются для исполнения в соответствии с резолюцией.
В телефонограмме должны указываться: название вида документа, наименование организации, дата, номер, адресат, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.