1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - органы).
1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию, не содержащую сведения, относящиеся к государственной тайне.
Под служебной документацией подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке.
1.4. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в администрации города, иных органах местного самоуправления города, утвержденным постановлением администрации города от 01.10.2010 N 3034.
Ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии со специальной инструкцией, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации.
1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, учету военнообязанных, бухгалтерскому учету проводится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями, иными правовыми актами.
1.6. Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства по ним, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов и информации, содержащейся в них, в органах возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в органах осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными обязанностями.
Муниципальные служащие органов несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
При увольнении, изменении должностных обязанностей муниципального служащего передача документов осуществляется лицу, определенному руководителем органа.
В случае временного отсутствия муниципальный служащий передает документы, подлежащие исполнению, лицу, определенному руководителем органа.
При утрате документа муниципальный служащий обязан немедленно доложить об этом руководителю органа.
1.7. Вновь принятые муниципальные служащие должны быть ознакомлены непосредственным руководителем с Регламентом администрации города и Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня приема на работу.