9.1. Порядок организации совещаний в Окружной администрации.
9.1.1. Подготовка и проведение совещаний (заседаний), в том числе в режиме видео-, конференцсвязи главы осуществляется на основании утвержденного плана работы главы городского округа "город Якутск".
9.1.2. Глава проводит:
1) еженедельные планерные совещания;
2) тематические совещания;
3) рабочие совещания (встречи), в том числе выездные;
4) заседания консультативно-совещательных и координационных органов при главе городского округа "город Якутск".
9.1.3. Ответственность за подготовку и проведение совещаний несут должностные лица, определенные в соответствии с планом работы Окружной администрации города Якутска. Если ответственными за проведение совещаний определены несколько должностных лиц, то общую ответственность и координацию деятельности по проведению совещания несет должностное лицо, указанное в списке первым.
9.1.4. Ответственные организуют подготовку мест проведения совещаний, стенографическую запись, аудио-, видеозапись совещания (в случае необходимости), оповещение, обеспечение явки, подготовку необходимых документов к совещанию.
9.1.5. Перечень необходимых к совещанию документов составляют повестка, регламент, список участников, проект протокола (перечня поручений), информационно-аналитические материалы (аналитическая справка, информационно-справочные материалы, слайды видеопрезентации и т.д.).
9.1.6. Ответственные представляют помощнику главы городского округа "город Якутск" необходимые к совещанию документы в письменном и электронном виде посредством ЕСЭД, предварительно согласованные с курирующими направление (отрасль) начальником департамента (управления) и заместителем главы городского округа "город Якутск" не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания (заседания).
9.1.7. При этом проект протокола по итогам совещания в случае наличия в нем условий, требующих необходимости решения финансовых вопросов (выделения дополнительных бюджетных средств, предоставления налоговых льгот и т.п.), должен быть дополнительно согласован Департаментом экономики и стратегического планирования Окружной администрации города Якутска и Департаментом финансов Окружной администрации города Якутска. В случае отсутствия согласования Департамента экономики и стратегического планирования Окружной администрации города Якутска и Департамента финансов Окружной администрации города Якутска данный протокол признается недействительным и требует повторного рассмотрения с участием руководства данных структурных подразделений Окружной администрации города Якутска.
(п. 9.1.7 в ред. постановления Окружной администрации г. Якутска от 07.06.2024 N 130п)
9.1.8. Помощник главы городского округа "город Якутск" рассматривает представленные документы в части полноты перечня и содержания и при отсутствии замечаний вносит главе городского округа "город Якутск", при этом повестка совещания вносится не позднее чем за 3 дня, остальные документы - не позднее чем за 1 день до даты проведения совещания, если иное не установлено главой городского округа "город Якутск".