15.1. Подготовка и проведение мероприятий, связанных с визитами иностранных делегаций и делегаций административно-территориальных единиц субъектов Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Основными положениями государственного протокола в Республике Саха (Якутия), утвержденными распоряжениями Президента Республики Саха (Якутия) от 17.02.2010 N 82-РП, 16.02.2011 N 66-РП.
15.2. Прием иностранных делегаций, делегаций административно-территориальных единиц субъектов Российской Федерации в городском округе "город Якутск" осуществляется по приглашению главы городского округа "город Якутск" и на основе поступивших официальных запросов от иностранной или российской стороны о намерении посетить городской округ "город Якутск" с указанием сроков, цели визита и состава делегации.
15.3. Отдел по внешним связям и делам народов за 20 (двадцать) рабочих дней до начала визита иностранных делегаций ставит в известность Министерство по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) для последующего информирования Представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Якутске.
15.4. При организации приема Отделом по внешним связям и делам народов и Управлением по обеспечению деятельности Окружной администрации города Якутска совместно со структурным подразделением Окружной администрации, по вопросам которого планируется визит осуществляются следующие функции:
1) подготовительная работа к приему делегации: переговоры и переписка с лицами, уполномоченными организовать визит прибывающей стороны (сроки и цели визита, состав делегации, предложения по программе пребывания, темы встреч и переговоров, подготовка необходимых информационных материалов);
2) разработка программы пребывания делегации и утверждение у главы городского округа "город Якутск" или заместителя главы - руководителя Аппарата окружной администрации, в зависимости от ранга принимаемой иностранной делегации, делегации административно-территориальной единицы субъекта Российской Федерации. Информирование после утверждения программы пребывания компетентных органов;
3) оказание помощи в оформлении документов на приглашение и право пребывания иностранной делегации на территории Республики Саха (Якутия);
4) приобретение цветов (в случае необходимости);
5) обеспечение бронирования гостиничных номеров в соответствии с заявкой от делегации;
6) подготовка помещений для проведения официальных мероприятий (флажки настольные, флаги напольные (в случае необходимости), папки и ручки для подписания, настольные таблички, прохладительные напитки и др.);
7) обеспечение пропуска делегации в здание Окружной администрации;
8) приобретение сувениров (памятных подарков) с государственной символикой;
9) взаимодействие с ГИБДД в случае необходимости сопровождения.
15.5. Функция обеспечения автотранспортом для перемещения делегации в соответствии с утвержденным в программе пребывания графиком движения автотранспорта осуществляется МКУ "Управление делами" ГО "город Якутск".