8.1. Прием и отправка документов.
8.1.1. Прием и отправка документов в Окружной администрации производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.
8.1.2. Прием, первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций, отправку корреспонденции осуществляет курьер. Приемными главы, заместителей главы осуществляется прием и обработка служебной переписки.
8.1.3. Обращения (запросы), поступившие в Окружную администрацию и адресованные должностным лицам в соответствии с их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами, которые несут установленную законодательством ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращения (запроса).
8.1.4. Требования к организации работы с документами определяются Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в Окружной администрации города Якутска, Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации города Якутска.
8.2. Порядок работы с входящей корреспонденцией.
8.2.1. Обращение в Окружную администрацию города Якутска может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи, через систему ЕСЭД, официальный информационный портал Окружной администрации города Якутска, официальной электронной почтой yakutsk@yakadm.ru. Регистрация обращений осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций в сроки, установленные законодательством.
(п. 8.2.1 в ред. постановления Окружной администрации г. Якутска от 07.06.2024 N 130п)
8.2.2. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение главе, заместителям главы.
8.2.3. Сотрудниками Отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляется первичная обработка почты:
1) проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
2) ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;
3) проводится сверка реестров письменных обращений, доставленных фельдъегерской связью;
4) вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста письменного обращения и документов. Документы, поступившие с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, об этом указывается в контрольно-регистрационной карточке;