3.1. Основанием для начала административной процедуры "Поиск запрашиваемой информации в архиве и подготовка архивной справки или отказа в предоставлении государственной услуги" является регистрация в минобразования области полученного письменного заявления (запроса) с приложением комплекта документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
3.2. Датой начала данной административной процедуры является дата регистрации в минобразования области полученного письменного заявления (запроса) с приложением комплекта документов, необходимого для предоставления государственной услуги.
3.3. Ответственным исполнителем за выполнение данной административной процедуры является специалист отдела организационной работы и делопроизводства (далее - исполнитель), в чьи должностные обязанности входит выдача архивных справок.
3.4. Исполнитель в порядке очередности поступления заявлений (запросов) осуществляет:
- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;
- подборку архивных дел для поиска запрашиваемой информации;
- непосредственный поиск запрашиваемой информации в архиве;
- подготовку текста архивной справки или отказа в предоставлении государственной услуги.
3.5. Решение об отказе в предоставлении государственной услуги принимается исполнителем по основаниям, перечисленным в подпункте 10.2 пункта 10 раздела II настоящего Регламента.
3.6. В случае принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги исполнитель в течение не более 27 (двадцати семи) календарных дней с момента регистрации в минобразования области письменного заявления (запроса) готовит на бланке минобразования области в двух экземплярах проект ответа заявителю за подписью курирующего заместителя министра или лица, его замещающего, в котором указывает мотивированное обоснование причин отказа.
3.7. Если причиной отказа является отсутствие в архиве необходимых архивных материалов указанной в заявлении (запросе) организации, в которой учился, воспитывался или работал заявитель, в ответе заявителю, в том числе, указывается адрес организации (при наличии), в архиве которой может находиться искомый документ.
3.8. В левом нижнем углу письменного отказа в предоставлении государственной услуги указывается фамилия исполнителя и его телефон.
3.9. Первый экземпляр письменного отказа в предоставлении государственной услуги визируется исполнителем и начальником отдела организационной работы и делопроизводства, а затем оба экземпляра передаются на подпись курирующему заместителю министра или лицу, его замещающему.
3.10. Подписанный письменный отказ в предоставлении государственной услуги регистрируются в базе регистрации исходящих писем минобразования области в порядке общего делопроизводства минобразования области.