107. Мониторинг является специальным режимом дистанционного государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела и заключается в целенаправленном, постоянном (систематическом, регулярном, непрерывном), опосредованном получении и анализе информации о деятельности граждан и организаций, об объектах контроля с использованием систем (методов) дистанционного контроля, в том числе с применением специальных технических средств, имеющих функции фотосъемки, аудио- и видеозаписи, измерения, должностными лицами контрольного (надзорного) органа в целях предотвращения причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям.
108. Мониторинг основан на добровольном участии контролируемых лиц и осуществляется по заявлению контролируемого лица на условиях соглашения между контролируемым лицом и Управлением архивами в следующих случаях:
1) по истечении трех лет с даты создания контролируемого лица;
2) в случае отнесения контролируемого лица к низкой категории риска.
109. Требования, которым должно соответствовать контролируемое лицо для осуществления мониторинга:
1) наличие оборудованного архивохранилища;
2) объем документов, находящихся на хранении, менее 5000 единиц хранения архивных документов;
3) степень упорядочения документов (внесение в описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу) должна составлять не менее 90%.
110. Порядок организации и осуществления мониторинга устанавливается настоящим положением, а также соглашением между Управлением архивами и контролируемым лицом.
111. Соглашение между Управлением архивами и контролируемым лицом определяет:
1) форму листа мониторинга и периодичность его представления контролируемым лицом в Управление архивами;
2) способ сверки данных, содержащихся в представленном листе мониторинга, а также перечень отчетных и иных документов, баз данных, с помощью которых такая сверка проводится;
3) порядок обмена документами и иной информацией о проведении и результатах мониторинга и при необходимости иные условия.
112. Форма соглашения о мониторинге утверждается Управлением архивами и не может предусматривать преимущества для отдельных контролируемых лиц или оказание предпочтения отдельным контролируемым лицам.