5.6.1. СЭД предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между Администрацией и участниками СЭД.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 28.12.2023 N 350-р/адм)
5.6.2. Электронный документ, сформированный в СЭД, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
Электронный документ включает в себя содержательную (прикрепленный к регистрационной карточке файл) и сопроводительную части.
Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронных документов аналогичен порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что электронный документ заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП.
Электронные документы оформляются в СЭД на электронных бланках установленной формы, размещенных в СЭД и воспроизводящих все реквизиты бланков соответствующих видов документов.
5.6.3. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в регистрационную карточку вносятся следующие сведения о документе (заполняются поля):
- при регистрации документа:
"Номер документа и дата" - заполняется автоматически;
"Гриф" - при постановке документа на контроль выбирается "Особый контроль";
"Тема" - указывается заголовок к тексту или указывается, о чем текст документа;
"Аннотация" - указывается краткое содержание документа;
"Кому адресовано" - выбирается должностное лицо, которому адресована корреспонденция;
"Вид доставки" - выбирается способ доставки корреспонденции.