5.4.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.
Оформление документов осуществляется в СЭД.
5.4.2. Если документ готовится на бумажном носителе, то печатаются 2 экземпляра: 1-й экземпляр (оригинал) - на бланке установленной формы, 2-й экземпляр (для визирования) - на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и прикладывается к 1-му экземпляру. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
При подготовке электронного документа его визирование и подписание осуществляются с использованием электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) в СЭД.
5.4.3. После подписания документ регистрируется. Регистрация осуществляется в СЭД.
Регистрационный номер состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера и буквенного индекса "исх".
Запрещается осуществлять регистрацию письма-ответа под входящим номером (за исключением ответа на обращение, поступившее через личный кабинет Интернет-приемной Администрации).
5.4.4. Документы за подписью Главы города, его заместителей, за исключением писем-ответов, регистрируются отделом регистрации.
Документы за подписью руководителей структурных подразделений, а также документы, являющиеся письмами-ответами, за подписью Главы города, его заместителей регистрируются в структурных подразделениях.
5.4.5. Документы отправляются адресату структурным подразделением, которое осуществляло регистрацию.
5.4.6. Электронные документы направляются адресату сразу после их регистрации.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные до 17.00, отправляются в день регистрации, зарегистрированные после 17.00 - на следующий рабочий день.
5.4.7. Исключен. - Распоряжение Администрации города Смоленска от 28.12.2023 N 350-р/адм.