4.2.1. По своему содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.2.2. Служебные письма (далее - письма) оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документов.
Письма в Правительство Смоленской области, исполнительные органы Смоленской области и другие органы власти, которые являются участниками системы электронного документооборота (далее - СЭД), оформляются в виде электронного документа.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 28.12.2023 N 350-р/адм)
Письма гражданам, организациям, а также в государственные органы власти, которые не являются участниками СЭД, оформляются на бланках установленной формы. Экземпляр письма для визирования оформляется на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и визируется.
4.2.3. Письма в дополнение к реквизитам, имеющимся на бланке, имеют следующие:
"Адресат" - располагается в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии 3 см от верхнего края текстового поля. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал без расстановки переносов. Длина строки не должна превышать 8 см и выравнивается по левому краю.
Если письмо адресуется органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, наименование адресата указывается в именительном падеже. Например:
Департамент имущественных и земельных отношений Смоленской области |
Если письмо адресуется должностному лицу, гражданину, наименование адресата указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента Смоленской области по социальному развитию Новиковой Ю.Э. |
или
Петрову С.Л. |
Инициалы и фамилия располагаются на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от наименования должности.