7.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве в Администрации составляются:
номенклатуры дел территориальных органов Администрации;
номенклатуры дел отраслевых (функциональных) органов Администрации;
сводная номенклатура дел иных структурных подразделений.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда структурного подразделения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основании нормативных правовых актов, типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения.
7.1.3. Номенклатура дел составляется в 2 экземплярах:
1-й экземпляр является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел;
2-й экземпляр передается в архивный отдел в качестве учетного документа.
7.1.4. Номенклатуры дел разрабатываются до 1 декабря по образцу (приложение N 12), согласовываются с экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразделения, подписываются делопроизводителем подразделения (сводная номенклатура дел иных структурных подразделений подписывается начальником отдела регистрации), визируются начальником архивного отдела и утверждаются:
номенклатуры дел территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации - руководителями структурных подразделений;
сводная номенклатура дел иных структурных подразделений - заместителем Главы города - руководителем Аппарата.
(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 07.04.2022 N 38-р/адм, от 28.12.2023 N 350-р/адм)