5.1.1. Прием и обработка поступающих Главе города, заместителям Главы города или в Администрацию документов осуществляются отделом регистрации документов Управления делами (далее - отдел регистрации).
5.1.2. В процессе обработки поступающих документов отдел регистрации осуществляет:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).
5.1.3. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается заместителю Главы города - руководителю Аппарата.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 28.12.2023 N 350-р/адм)
5.1.4. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в 2 экземплярах на бумажном носителе: 1-й экземпляр акта высылается отправителю, 2-й экземпляр приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
5.1.5. Обработка документов осуществляется в день их поступления, с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно.
5.1.6. Документы, поступившие в нерабочее время, в период выходных и праздничных дней, принимаются дежурным диспетчером ЕДДС МКУ "Управление по делам ГО и ЧС г. Смоленска" в здании Администрации с последующей передачей в отдел регистрации к 9.00 рабочего дня, следующего за выходным или праздничным. По служебной информации с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" немедленно принимаются меры к ее доставке по назначению.
5.1.7. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: